Déclaration de Confidentialité

La présente politique a pour but de décrire les exigences de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (ci-après appelée la « Loi »). La Loi fournit des renseignements sur la façon dont les renseignements personnels sont recueillis, stockés et utilisés, ainsi que des renseignements sur la façon dont les dossiers personnels peuvent être consultés.

Définitions

Commissaire – dans le présent document, le terme « commissaire » désigne le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée nommé en vertu du paragraphe 4.(1) de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.

Personne responsable – La personne responsable est une personne désignée parmi les membres du conseil ou d’une municipalité et peut être un individu ou un comité du conseil qui agit en tant que personne responsable de la municipalité aux fins de la Loi.

Institution – comme défini par la loi signifie :

1. Une municipalité,
2. Un conseil scolaire, un conseil de services municipaux, un conseil municipal, une commission de transport, un conseil de bibliothèque publique, un conseil de santé, un conseil des services de police, un office de protection de la nature, un conseil d’administration des services sociaux de district, un conseil des services locaux, un conseil de planification, un conseil de voirie locale, un village de police ou un comité mixte de gestion ou un conseil mixte de gestion établi en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités ou de la Loi de 2006 sur la cité de Toronto ou d’une loi antérieure,
3. toute agence, conseil, commission, société ou autre organisme désigné comme institution dans le règlement.

Directives

• Toute personne a le droit d’accéder aux documents qui sont sous la garde ou le contrôle du gouvernement, sauf si la personne responsable estime que le motif de la demande est frivole ou vexatoire, ou que tout ou partie du document est visé par l’une des exemptions énoncées aux articles 6 à 15 de la loi.
• Certaines exemptions comprennent, mais ne sont pas limitées à :
• Le dossier contient un projet de règlement du projet de loi privé
• Si la divulgation risque d’entraver une enquête, de mettre en danger la sécurité physique ou d’empêcher un procès équitable
• Si le document peut révéler des informations fournies à titre confidentiel par un autre organisme public.
• Le dossier contient des informations sur un tiers
• Le document contient des secrets commerciaux ou d’autres informations qui ont une valeur monétaire
• La divulgation du dossier violerait le secret professionnel de l’avocat.
• Si la divulgation peut menacer la santé et/ou la sécurité d’un individu
• L’acte est demandé par un tiers
• Si l’enregistrement a été, ou sera, publié

Veuillez noter que cette liste n’est pas exhaustive et que chaque point comporte des exceptions.

• Si cela est raisonnablement réalisable, le dossier peut être coupé afin de supprimer les parties du dossier qui contiennent des informations qui ne peuvent être divulguées.
• Malgré toutes les autres dispositions de la Loi, si la personne responsable estime qu’il est dans l’intérêt du public et que le document révèle un grave danger pour l’environnement, la santé ou la sécurité du public, il doit divulguer les documents applicables dès que possible.
• Avant de divulguer lesdits documents, la personne responsable de l’établissement doit, s’il en a la possibilité, informer la personne concernée par l’information que les documents vont être divulgués.
• L’avis doit respecter les règles stipulées à l’article 5.(3) de la loi.
• Si la personne à laquelle se rapportent les informations estime que celles-ci ne doivent pas être divulguées, elle peut contacter la personne responsable de service en expliquant pourquoi.
• People Store Staffing Solutions Inc. doit mettre à la disposition du public les renseignements suivants, conformément à l’article 25.(1) de la Loi :
  1. Une description de l’organisation et des responsabilités de l’institution ;
  2. Une liste des catégories ou types généraux de documents dont l’institution a la garde ou le contrôle ;
  3. Le titre, le téléphone professionnel et l’adresse professionnelle de la personne responsable ; et
  4. L’adresse à laquelle une demande doit être adressée.
• People Store Staffing Solutions Inc. modifiera les renseignements au besoin.
• La personne responsable fera également un rapport annuel au commissaire, conformément à l’article 26 de la loi.

Accès aux dossiers

• Si une personne souhaite accéder à un dossier qu’elle pense être détenue par People Store Staffing Solutions Inc, elle doit faire une demande écrite qui fournit suffisamment de détails pour permettre à un employé expérimenté de trouver le dossier avec un effort raisonnable.
• La personne peut également être tenue de payer des frais lors de la présentation de la demande, conformément à l’article 45 de la loi.
• Si la demande ne fournit pas suffisamment d’informations pour localiser le document, People Store Staffing Solutions Inc. informera la personne du besoin d’informations supplémentaires.
• La personne peut demander que la demande contienne un effet continu pendant une période déterminée pouvant aller jusqu’à deux ans.
• Si l’effet continu est accordé, People Store Staffing Solutions Inc. fournira un calendrier indiquant les dates auxquelles les renseignements seront fournis, ainsi qu’une explication des raisons pour lesquelles ces dates ont été choisies, et une déclaration indiquant qu’une demande peut être faite au commissaire pour réviser le calendrier.
• People Store Staffing Solutions Inc. fournira un avis écrit à la personne ou à l’institution qui a fait la demande, lui indiquant si l’accès a été accordé dans les 30 jours suivant la réception de la demande.
• Si l’accès a été accordé, le document doit être produit ou l’accès accordé dans ce délai de 30 jours.
• Une prolongation du délai peut être accordée dans certaines situations, par exemple si un grand nombre de documents sont demandés et pour toutes les autres raisons décrites à l’article 20.(1) de la loi.
• Si une prolongation est nécessaire, la personne responsable doit fournir à la personne qui a fait la demande un avis écrit détaillant la durée et la raison de la prolongation, et indiquant que la personne a le droit de demander au commissaire de revoir la prolongation.
• Si la personne responsable refuse de donner accès à l’information parce qu’il estime que la demande est frivole ou vexatoire, un avis doit être fourni à la personne qui fait la demande, indiquant que la demande a été refusée parce que la personne responsable l’estime frivole ou vexatoire, la raison pour laquelle il l’estime, et que la personne peut faire appel auprès du Commissaire.

Transfert ou transmission des demandes

• Si le dossier demandé n’est pas sous la garde ou le contrôle de People Store Staffing Solutions Inc., des efforts raisonnables seront faits pour déterminer où le dossier peut être trouvé.
• Si l’emplacement du dossier est trouvé, la demande sera transmise et un avis écrit sera envoyé à la personne qui a fait la demande pour expliquer la situation.
• Si People Store Staffing Solutions Inc. reçoit une demande, la personne responsable peut choisir de transférer le dossier s’il estime que l’autre institution a un intérêt plus grand dans le dossier, comme le définit l’article 18(4) de la Loi.
• Dans le cas où People Store Staffing Solutions Inc. transfère une demande, un avis écrit du transfert sera fourni à la personne qui a fait la demande dans les 15 jours suivant sa réception.

Visualisation des enregistrements

• Une fois l’accès accordé, People Store Staffing Solutions Inc. fournira une copie du dossier, ou une partie du dossier, à moins qu’il ne soit pas raisonnablement possible de le copier en raison de sa longueur ou de sa nature ; dans ces cas, la personne aura plutôt l’occasion d’examiner le dossier ou la partie du dossier.
• Dans la mesure du possible, le document original peut être consulté.
• Lorsque des dossiers ont été copiés, People Store Staffing Solutions Inc. donnera ces copies à la personne qui en fait la demande.

Protection de la vie privée des personnes

• People Store Staffing Solutions Inc. ne recueillera des renseignements que directement auprès de la personne concernée, sauf pour les raisons décrites à l’article 29 de la Loi.
• Si les renseignements personnels sont recueillis au nom d’une institution, la personne concernée sera informée de l’autorisation légale de la collecte et de l’intention d’utilisation, ainsi que du titre, de l’adresse et du numéro de téléphone professionnels d’un agent ou d’un employé de People Store Staffing Solutions Inc. qui peut répondre à ses questions sur la collecte.
• Les renseignements personnels doivent être conservés pendant la période prescrite par le règlement afin que les personnes auxquelles ils se rapportent puissent y avoir accès.
• People Store Staffing Solutions Inc. prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que tous les renseignements personnels utilisés sont exacts et à jour.
• L’élimination des renseignements personnels sous le contrôle de People Store Staffing Solutions Inc. se fait conformément aux règlements.

Utilisation et divulgation des renseignements personnels

• People Store Staffing Solutions Inc. n’utilisera les renseignements personnels qu’avec le consentement de la personne à laquelle ils se rapportent et les renseignements ne seront utilisés que dans le but précis pour lequel ils ont été consentis.
• Il y a exception à cette règle si les renseignements sont utilisés à une fin pour laquelle ils peuvent être divulgués à l’institution en vertu de l’article 32 ou de l’article 42 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.
• People Store Staffing Solutions Inc. ne doit pas divulguer les renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle, sauf si l’article 32 de la Loi le permet.

Index des banques de renseignements personnels

• People Store Staffing Solutions Inc. mettra à disposition un index de tous les fichiers de renseignements personnels indiquant ce qui suit, comme l’exige l’article 34 de la Loi :
  1. Son nom et sa localisation ;
  2. L’autorité légale pour son établissement ;
  3. Les types de renseignements personnels qu’elle conserve ;
  4. Comment les renseignements personnels sont utilisés de manière régulière ;
  5. Les personnes à qui les renseignements personnels sont régulièrement divulgués ;
  6. Comment les catégories de renseignements personnels des individus sont maintenues ; et
  7. Les politiques et pratiques relatives à la conservation et à l’élimination des renseignements personnels.

Droit de correction

• People Store Staffing Solutions Inc. s’efforce de maintenir des dossiers précis.
• En cas d’inexactitude, les particuliers ont le droit, en vertu de la loi, de corriger l’erreur.
• Si une correction a été demandée mais non effectuée, une déclaration de désaccord sera jointe au dossier pour indiquer qu’une demande a été faite.
• People Store Staffing Solutions Inc. contactera toute personne ou tout organisme auquel les informations ont été divulguées au cours de l’année précédant la demande, et les informera qu’une correction a été apportée ou leur fournira une déclaration de désaccord.

Appels

• Une personne peut faire appel auprès de la Commission de toute décision prise par la personne responsable de l’établissement en référence à cette politique si les conditions de l’article 39.(1) sont remplies.
• People Store Staffing Solutions Inc. comprend que la charge de la preuve incombe à l’administrateur en ce qui concerne les appels.
• People Store Staffing Solutions Inc. se conformera à toutes les enquêtes menées par le commissaire en vertu de la Loi.